出張者は厳選されたプランから選ぶだけなので安心＆楽

―――御社の事業内容をお聞かせください

ベトナムにてオフショア開発事業を展開しています。ベトナムのダナンとホーチミンで優秀なエンジニアを採用しており、システム開発の内製化需要があるお客様に対し、弊社所属のエンジニアをアサインしています。

特定のエンジニアを専属かつ継続的にアサインできる点が特徴で、中長期的なシステム開発の内製化といった観点から、国内と海外を連携させた開発組織づくりを取り組むことが可能になります。

―――導入の背景を教えていただけますか？

弊社では、ベトナムのエンジニアとの意思疎通のため、ダナン、ホーチミンに出張することが多々あります。また、お客様に同行してベトナムへ赴くこともあります。毎月、およそ10名のスタッフが日本とベトナムを行き来しています。

ボーダーを利用するまでは、出張者自身がオンラインの予約サイトで航空券やホテルの手配を行っていたのですが、当時は土地勘もなく、チケット探しにはかなりの時間を要していました。そこで、海外出張手配に係る業務を効率化したいと考えていたところ、ボーダーというサービスに出会いました。

―――航空券やホテル探しでは具体的にどのような点に苦労されていましたか？

航空券に関しては、現地でのスケジュールを基に決定するのですが、希望する時間にフライトがなかったり、あったとしても料金が高かったりするケースがあります。ホテルに関しても、オンラインの予約サイトだと選択肢が多すぎて、絞り込むのに時間がかかっていました。複数のサイトを比較して料金を調べることに加え、宿泊先のレビューなども確認してたので、合計すると2時間程度かけていたのではないでしょうか。業務時間の合間を縫って航空券やホテル探しを行っていましたが、かなりの業務負荷を感じていました。

―――ボーダーを利用することで個々の出張者様の業務は減りましたか？

確実に軽減しました。なんといっても、自分で調べる手間がなくなった点が大きいです。航空券やホテルも細かい要望を含めて提案していただけるので、こちらは厳選された提案の中から決定するだけですし、チケットの準備までしてくれる点も有難いです。社内に出張手配のアシスタントがいるような感覚ですね。

チャットによって出張相談が気軽なものに

―――チャットによるコミュニケーションはいかがですか？

満足しています。手配のやり取りは何らかの形で残しておきたいと思っていますが、メールだと内容を整理して伝える必要があり、少々負担を感じてしまいます。それに対して、チャットだと気軽に相談できますし、会話形式で迅速に手配ができるので、心理的な負担がありません。お手軽でレスポンスが早い点が魅力ですね。

出張の手配状況や費用が簡単に把握できるようになった

―――出張管理という観点からはいかがですか？

システム内で全員の出張が把握できるので、各自の出張手配状況を入力・管理する必要がなくなりました。また、過去の出張から現在進行中の出張までステータスごとに把握できるので、出張費用の把握や現地でトラブルが発生した場合のフォローなどがスムーズになりましたし、支払いに関しても一括で請求いただけるので手間が軽減されました。

―――今後の計画があれば教えてください。

引き続きベトナムで事業を拡大していくので、国内・国外ともに社員を増員する予定です。それに応じて海外出張も増えると思うので、ボーダーの必要性がより高まると感じています。

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