自動車用プラスチック部品と成形用金型の設計・製作・製造・販売を行い、モビリティ社会に欠かせない成形技術を発展させ続けている、シミズ工業株式会社（以下、シミズ工業）。
同社は樹脂のプロフェッショナルとして、これまで金属が使われていた部分を強度の高いプラスチック部品に置き換え、車体の軽量化に貢献しています。そのような技術力を海外に届けるため、現在はアメリカ・チェコ・中国に計4拠点を展開し、グローバル人材の育成にも力を入れています。
管理室に所属する徳野様と山下様に、出張手配・管理の状況を伺いました。
ーー担当されている業務について教えてください。
所属している管理室は、法務、システム、人事・総務から構成されています。
紙文書が多い部門でもあり、技術部門や生産部門が書類の捜索や提出に時間を費やすことなく、効率的に事務処理を行えるように電子化を進めることは私たちの重要取組課題です。管理室全員で電子化を推進するチームをつくり、そのリーダーとして2つのクラウドシステム導入と社内申請の電子化を担当しています。
ーー導入を検討し始めた際の課題と、検討のきっかけはありましたか？
フライト手配は、旅行代理店と出張する従業員、４カ所ある海外拠点との間に総務担当者が入り進めていました。業務内容はほとんど伝言メールや電話が作業の多くを占めていたため、関係者が情報共有できるトークルームのような物があれば便利だと思っていました。雑誌で細谷社長の記事を読んだ上司から紹介があり、「まさに探していたシステムだ」と思い、BORDERの検討を開始することになりました。
他にもフライト手配と出張旅費精算が一緒になったシステムも検討しましたが、費用対効果も見合わなかったため、実質BORDER以外に候補はありませんでした。
ーー導入の要件にはどのような点がありましたか？
導入にあたっては、大手旅行代理店と同品質のフライト手配を提供して頂けるかどうかを基準にしました。試行の結果、チケット価格も問題ありませんでしたし、返答は大手旅行代理店よりも早く、手配手数料も一律で予算が立てやすい、危機管理メールも自動で配信してくれるなど、優位性が確認できたため、BORDERの導入を決めました。
ーー社内への展開はどのように進められましたか？
まずは本社の一部で試行を4ヶ月行い、当社海外拠点４カ所全てで出張の実績を作りました。次に重要事項を決定する会議で導入承認をもらい、グローバルに展開しました。展開後は社内用の運用マニュアルを作成し、海外出張のある社員一人ひとり丁寧に説明しました。
ーー現在の出張手配状況を教えてください。
現在の出張手配状況は3～10件/月です。フライト手配については出張者に一任できるので、メールチェックの要領で毎日BORDERを確認し、困っている人がいればフォローを個別にしています。フォロー以外にも、出張規程の内容に沿ったフライトが手配されているかも確認しています。フライト手配以外のビザやESTA取得、損害保険の付保業務はこれまでと変化ありません。
ーーBORDERをご利用いただき、業務に変化はありましたか？
これまでは、事務所でパソコンを開き、社内のメールを開かないと対応できなかったフライト手配案件も、出先からスマホで対応できるので便利になりました。また、BORDERにアクセスすればすべてのフライト情報が入っているので、手配の都度自社サーバーに情報を保存する手間も無くなり、作業が簡素化されました。
また、導入を機に経理などの関係部門と検討会を行い、月末の経費処理についても見直し、工数削減が図れました。
ーーBORDERの導入後、工数削減などの効果があれば教えてください。
情報共有のためのメールが1/10に削減されました。特に時差のある海外拠点と相談しながら手配するフライトはやりとりだけで1週間近く決定に時間を要していましたが、1日で済むようになりました。そのおかげで、定例業務が効率化され、付加価値の高い作業へ注力することができました。
また、BORDERを利用してクラウド上で情報を共有できるようになったことが最大のメリットです。
ーーこれからのBORDERにどのようなことを期待しますか？
今後もどんどんシステムを進化させていただけることを期待しています。
具体的には、見積書の「お支払」ボタンを押した人が表示されるようになると便利だと思います。他にも締日を各社ニーズによって変更出来たり、コンフォートプラスの座席が手配できるようになると大変助かります。
ーー今後の展望についてお聞かせください。
管理室業務の多くはまだ電子化が進んでいません。BORDERをきっかけに引き続き管理業務の電子化を推進するとともに、他部門の皆さんに電子化に親しみを持ってもらえるようなシステムや電子申請を用意していくことが重要だと考えています。
ーーお忙しい中ご対応ありがとうございました！
会社概要
[table “shimizu-industry” not found /]※本内容はインタビュー当時(2019/5/20)のものです。
その他のお客様の声をご覧になりたい方はこちらから。
