法人出張の手配において旅行会社を活用した場合、コミュニケーションの手段は、メールまたは電話になります。しかし、弊社ではチャット形式による相談を採用しています。本日は、弊社がチャットを採用している理由を説明します。

出張手配のやり取りがスピーディー

チャットの魅力は、会話がポンポンと進んでいく点にあります。質問に対する回答がスピーディーに返ってくるのは、チャットならではのメリットです。

チャットなら仮押さえもすぐに依頼できる（発言間隔の短さにご注目ください）

一方、メールの場合は、毎回、「お世話になっております」からはじまり、「以上、よろしくお願い申し上げます」で終了するように、一度の送受信にもそれなりの業務負荷がかかります。業務負荷がかかるため、返信が遅くなる傾向にあるようです。

一般的に業務渡航は直前に決定することが多く、スピーディな手配が求められます。その点、チャットは非常に有効な手段と言えます。なお、弊社では、平均返答時間5分を基準にしています。

細かいことも気軽に相談できる

海外出張においては、目的地に関する入念な下調べが必要になります。しかし、現地情報を正確に把握することは簡単ではありません。例えば、空港での乗継の容易さや現地の交通事情などは、調べても簡単に見つからないことが多々あります。大企業では、現地法人に確認するようですが、この方法は全ての企業が活用できる方法ではありません。

そういった悩みがあるとき、チャットであれば、手配の相談をするついで、現地情報についてもオペレーターに確認することが可能です。旅行会社は、主要都市の情報を蓄積しているため、彼らに確認するほうが正確な情報が素早く手に入り、効率的です。

一方、こういった相談をメールで問い合わせることは、心理的なハードルが高く、結局ご自身で調べたり、不安を解消できずに出張されるケースが多いようです。

手配に係るやり取りの履歴が追いやすい

メールの課題の一つに、過去の文面を振り返るのが大変な点が挙げられます。「前に提示された見積もり（金額）が見つからない」、「旅行会社から提出を求められている情報を見逃してしまう」、そういった悩みをよく聞きます。

メールだと２つ以上前のメッセージを探すのが大変・・・

加えて、メールだと他のメールに埋もれてしまう点も課題として挙げられます。航空券は発券期限があるため、読み飛ばしによって航空運賃が大幅に高くなってしまうこともあります。

一方、チャットであれば、会話形式のため、過去のメッセージ履歴のチェックもスムーズです。また、他のメールと混ざることがないので、読み落としの心配もありません。

自分のタイミングで行動できる

企業にとって、出張手配は本業ではなく、その他にやるべきことが沢山あります。特に出張時は、準備に忙しく、手配に対する時間をほとんど費やすことができません。

そのため、旅行会社から電話が来ても対応することができないことは日常茶飯事です。さらには、出張者自身が折り返し出かけても担当者につながらないといったケースもあります。結果として、出張手配者は電話を気にしなればならず、他の業務に集中することができません。

一方、チャットであれば、自分が気付いたタイミングで返信できるため、出張手配に心奪われることなく、他の業務に集中できます。また、ボーダーでは、待ち時間が非常に短いことに加え、メッセージが送信されると通知されるため、出張者の心理的な負担は大幅に軽減されます。

コミュニケーションの円滑さです。会話形式でポンポンとやり取りが進むので、スピーディーに依頼ができます。仮にこちらの返信が遅くれても、ボーダーのレスポンスが早いので、そこからすぐに手配の相談が再開できます。また、素早いだけでなく、細かい要望も含めて対応してくれるため、リクエストを投げておけば、後は安心して任せることができます。イメージでいうと、社外に出張専用のスタッフがいて、即座に対応してくれるという感覚です。

引用元：チャット形式での出張相談によって業務負荷が従来の半分以下に

複数人での海外出張に向いている

最後に取り上げるのは、複数人で出張する場合のメリットです。チャットであれば、複数人が同時にメッセージしても、それぞれのコメントの見分けがつき、手配が容易です。

一方、メールであると、誰がどの発言を行ったか区別がつきにくく、企業の管理者も出張の全容を把握することが容易ではありません。

近年、様々なチャットサービスが提供されていますが、旅行手配分野はチャットとの親和性が非常に高いと考えています。ご興味のある方は、チャットでの旅行手配を是非体験ください。