出張者にとってホテル選びは出張においても大事な工程のひとつです。せっかく予約したにもかかわらず、ホテルの満足度が低く、疲労と気力が回復できないと翌日の仕事にも影響を与えてしまいます。ホテルを選ぶ際には、価格や立地など様々なポイントがありますが、どうやって選ぶのが良いでしょうか。
この記事では、出張におけるホテル選びのポイントを紹介します。
出張時のホテル選びにあたっての主たるポイントは、金額や立地になりますが、それ以外にも重要なポイントがあります。考慮すべきポイントは以下の通りです。
多くの企業では、宿泊時のホテルの上限額が設定されています。その金額を上回れば自己負担になりますし、下回れば現地での諸経費の枠が広がります（実費精算の場合を除きます）。出張規程を確認し、ホテルの宿泊予算を決めましょう。
法人向けの旅行代理店では、一般には出回っていないコーポレート料金を取り扱っている場合もあります。また、一般の旅行サイトでよくあるクオカード付きプランは基本的になく、お得感を感じられるプランも存在するので、法人契約を検討してみましょう。
続いて重要な点は立地です。はじめての訪問先に行く場合は、食事する場所やコンビニなどが集積する駅周辺の方が便利でしょう。一方、行き慣れた出張先や車での移動であれば、繁華街や郊外のホテルを選ぶのも一考でしょう。郊外にあるホテルは、主要駅のホテルと比べて宿泊費用が安いケースがあるため、安くて綺麗で広い部屋に泊れることが多いです。
キャンセルポリシーもホテル選びで重要なポイントです。返金が可能か否か、何日前まで返金可能か、取消手数料や変更手数料が発生する場合は宿泊費の何パーセントを支払う必要があるのか等を確認しましょう。
滞在が長くなる場合は、部屋の広さも重要です。一泊であれば、ベットでスペースが埋め尽くされていても問題ありませんが、長期の滞在だと作業スペースや動けるスペースがないと息苦しくなりがちです。
ホテル内に共有の喫煙スペースがない場合もあるため、喫煙者は、喫煙可能な部屋を選ぶとよいでしょう。また、禁煙者にとっては喫煙可能な部屋はタバコのにおいが気になる場合があるので禁煙の部屋を選びましょう。
出張中は忙しく、昼ご飯も十分に取れない場合もよくあります。そのため、朝食だけでもゆったりと食べることで、モチベーションを高め、パフォーマンスの向上が期待できます。忙しい時ほど、ホテルの朝食付きプランを選択すると良いでしょう。
ホテルでの滞在時に、仕事をする場合もあります。数日間ホテルに滞在する場合は、パソコン作業が必要になるため、ホテルのインターネット設備の有無が重要になります。なお、WiFiはホテルによって有料な場合もあるので、WiFiの有無だけでなく、料金発生の有無も確認しましょう。
上記同様、ホテル滞在時に仕事をする場合を想定し、パソコンを置いて作業ができるデスクの有無を確認しましょう。
国内出張においては現地でレンタカーを使って移動することもあるでしょう。また、近郊への出張は社用車で向かうケースもあります。車での移動を予定している場合は、駐車場の有無を確認しましょう。
国内出張においては比較的小さなビジネスホテルに宿泊される方が多いと思います。その場合、ユニットバスであることが多いですが、出張でハードな日程が組まれている場合は、大浴場付きのホテルを選び、出張の疲れを癒すことでパフォーマンス向上が図れます。
出張期間が長い場合は、滞在中に洗濯することもあるでしょう。そのためランドリーの有無は重要になります。
先ほど紹介したホテル選びのポイントですが、国内と海外では、出張先の周辺環境も異なるため、ホテル選びの基準も変わってきます。ここでは、海外出張時のホテル選びのポイントについて、国内出張時と異なる点を紹介します。
海外では見知らぬ土地に行くことが多いと思います。そのため、出張時の訪問先との位置関係に加えて、現地の治安情報も確認のうえ、宿泊エリアを決定しましょう。
海外では原則、禁煙の部屋しかありません。そのため、喫煙者はホテル内に喫煙エリアがあるかを確認しておきましょう。
日本のように周囲にコンビニがないため、ホテルで朝食つきのプランを選択するとよいでしょう。ただし、ホテルによっては朝食料金が非常に高いので注意が必要です。
海外出張で車を使うケースがない場合は意識しなくてよい項目です。
海外出張は、滞在期間が長くなるため、ランドリースペースのあるホテルを選ぶとよいでしょう。
海外出張などでは、滞在期間が長くなることも多いです。渡航先の食生活が合わない場合もあるため、簡単な調理スペースや機器があると良いでしょう。
滞在期間に気分転換も兼ねて運動したい方もいると思います。海外では気軽に散歩できないケースもあるため、そういった方はジムスペースの有無を確認しましょう。
ホテル選びの基準については先ほど述べた通りですが、様々な項目をまとめて確認することは非常に難しいです。そこで、弊社の旅行スタッフが行っている効率的なホテルの探し方を紹介します。
まずは出張における訪問先の場所を確認しましょう。なお、その際に公共交通機関がどこにあるかも確認しておくとよいでしょう。
また、海外出張の場合は、この段階でエリアごとの治安を確認しておくとよいでしょう。
Expediaなどのホテルの予約サイトでホテルを検索します。このとき、ホテルの一覧画面ではなく、地図検索を活用しましょう。地図検索を活用することで先ほど調べた訪問先との距離感がわかります。
なお、地図検索においては、予算やグレードを絞れることが多いので、フィルター設定を活用し、予算にあったホテルのみを表示します。
表示されたホテルの中から良さそうなものを3～4つ選び、ホテルの詳細ページを開きます。
前の工程では、立地と料金でホテルの候補を絞りました。次のステップでは、その他の基準について確認します。部屋のタイプや朝食の有無、ホテルの設備は、ホテルの詳細ページで確認が可能なので、自分が重視している項目を確認します。
確認の結果、自分が望んでいるホテルであることがわかったら最終工程に進みましょう。
最後はレビューサイトでの確認を行います。ここで重視してほしいのが、ホテルの写真です。ホテル予約サイトに掲載されている写真は過去のものであり、かつ、プロが撮影していることが多いので、現状とは異なることもあります。そのため、レビューサイトにおいて宿泊者が撮影した写真を探してイメージと異なっていないか確認しましょう。
確認の結果、イメージと相違なければ、料金や部屋タイプ、キャンセル規定を確認のうえ予約しましょう。
いかがでしたか。出張時は、ホテルの快適さによりモチベーションが左右されます。高いパフォーマンスを維持するためにも効率的に良いホテルを選びましょう。
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