海外出張の手配方法はどれが合ってる？yes/noチャート付きで解説します。

海外出張は国内出張と比較すると、件数こそ多くはないものの渡航国の情報収集に始まり、相場感がわからない航空券やホテルの予約、保険やビザなど手配するものが多岐に渡り、出張者の負担は計り知れません。また、会社や管理者に対しては、コスト削減や安全管理といった課題ものしかかります。そうした課題を解決するための海外出張の手配方法はいくつかありますが、業務の優先順位から検討を後回しにしている企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、yes/noチャートに沿って海外出張の予約方法について解説します。これから導入を検討するにあたって参考にしてみてください。

海外出張のベストな手配方法は？

海外出張の予約方法は国内出張と同様に、オンライン予約とクラウドBTM、旅行会社（法人契約）といった方法があります。企業によって手配に必要なものや出張件数、方針が異なるため、この手配方法がベスト！お得感は間違いない！ということはありません。それゆえに迷ってしまいますよね。

まずは以下のyas/noチャートから自社に合った手配方法を選びましょう。

オンライン予約

オンライン予約とは、航空会社やホテルの公式サイト、旅行予約サイトを指します。

公式サイトならではの割引、手数料無料といったコスト面での訴求力に加えて、各予約サイト上で変更や取消がご自身のスマートフォンやパソコンで行えることから利便性も高いでしょう。

日本語以外の予約サイトであっても、予約のハードルはそれほど高くありませんが、出張中にトラブルが発生した時は大変です。出張者自身が対応することになりますが、業務を遂行しながら、言語の壁を乗り越える必要があり、航空会社や宿泊施設に電話で交渉することは非常に難しく、負荷の高い作業といえます。電話代や代替手配の費用負担についても、一次的に出張者が負うことになり、本人に全責任がかかるため、会社として安全管理の面で課題が残ります。

またトラブルが発生せずとも、手配管理や立替精算、出張申請においても難点があります。有料であっても一元管理が可能な出張管理システム（BTM）に対して、手続き負担が大きいということは、見えない人件費が余分にかかっているということでもあり、オンライン予約は一概にコスト削減に繋がるということではないという視点も持っておきましょう。

参考：一般社団法人 日本旅行業協会：「数字が語る旅行業2022」

オンライン予約は国内の個人旅行において、最も利用されている予約手段ですが、海外旅行では旅行会社を通して予約する方が多くなっています。これは海外は土地勘もなく、予約にも不慣れな方が多いことから、情報を持っている旅行のプロに頼っている方が多いことを指します。

海外航空券や海外ホテルの相場は一般の方では把握しづらく、最適な旅程になっているかも判断がつきにくいでしょう。お得と思っていても、実はほかにもっと最適なルートを安価に手配できるかもしれません。

出張先が自社の海外拠点への往復などで、行先が毎回固定されており、何かトラブルがあってもサポートを受けられる出張者であれば、オンライン予約は有効な手配方法のひとつと言えます。

対して出張パターンがそうではない場合は、有人サポートを受けられるクラウドBTMサービスや旅行代理店と法人契約を結ぶことをオススメします。

クラウドBTMサービス

以前よりも認知度が高まってきているクラウドBTMとは、旅行会社が提供するオンライン出張予約・管理システムを指します。BTMとはビジネストラベルマネジメント（Business Travel Management）の略称で出張管理のことです。

法人契約をすることで、出張手配はもちろんのこと、一括請求書での精算や出張内容のデータ管理、出張申請をクラウド上で行うことが可能です。出張手配では立替精算や出張内容の共有、紙媒体での手続きが負担になりがちですが、そうした課題を解決できるサービスです。

また、不正出張や出張者の好みを優先したコストのかかる手配といった出張手配のブラックボックス化を防ぐこともできます。

クラウドBTMサービスは、提供会社によって有人対応の有無やサポート範囲が大きく異なります。海外出張においては、有人サポートが充実しているクラウドBTMが望ましいですが、サービスレベルがオンライン予約と大差ないクラウドBTMもあるので、検討する際は複数社を比較し、自社の求めるサービスレベルを満たしているかを意識しましょう。

なお、サービスの利用料も月額制と従量課金の2パターンがあります。出張が不定期の場合は、従量課金の利用を検討しましょう。

旅行代理店（メール、電話）

法人契約を結び、メールや電話で手配を依頼します。以前からある予約方法のひとつですが、手数料の高さや営業時間、レスポンススピード、出張内容の管理などで課題があります。一方でネット系の予約サービスでは不安が残る、電話対応や変更・取消時の対応では安心感があります。ほかにもチケットのデリバリーや出入国カードの代理記入といったサービスを提供している旅行会社もあります。ほとんど全ての過程に人を介するので、要望を伝えやすくサービスレベルは高いと言えるでしょう。その分、手数料やチケット代金が高めに設定されていることも多いです。

業務効率化やコスト削減といった面ではオススメは出来ませんが、ソフト面でのサービスレベルを重要視する企業において価値ある予約方法と言えます。

海外出張の手配サービスの比較

手配サービスについてまとめました。海外出張は、国内よりも費用が高額になり、出張者の負担も大きいものです。出張者の負担を軽減できる出張管理システムを優先して検討することで、安全管理も同時に図ることが可能です。

※利用条件や提供会社により異なる場合があります。

まとめ

ここまで海外出張の手配方法について紹介しました。海外出張では、手配物も多く出張管理や高額な旅費の精算作業が煩雑になります。また、言語面でのハードルも高く、予約段階からクラウドBTMや旅行会社に依頼する方が安全管理という面でも向いていると言えます。なお、海外出張では時差も発生することから、サービス提供会社の営業時間外の対応や出張者との連絡手段をどうするか等、事前に確認しておきましょう。

当たり前のことですが、サービスを充実させるほどに月額利用料や手数料が嵩むので、本当に必要なサービスを洗い出し、出張者や管理部門とのバランスを見て、どのサービスを導入するか検討してみてください。

国内出張の手配方法については、以下の記事をご覧ください。

国内出張の手配方法はどれが合ってる？yes/noチャート付きで解説します。

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