出張というと航空券と宿泊施設の予約をして終わり、という印象を持たれる方もいらっしゃるかもしれませんが、その前後には様々な業務が存在します。この記事では、出張に附随する総務業務を紹介します。さらに、出張関連業務の各業務及び対応者について分析し、各業務を自社で行うべきか、外注・委託すべきかについて考察します。
まずは出張手配に関連する業務を紹介します。細かく分けると実に多くのタスクがあることがお分かりになると思います。
出張申請に附随して必要になるのが、出張概算費用の見積もりです。鉄道や航空券といった移動費、宿泊費用など、出張に要する主な費用を確認します。
出張費用の概算を把握した後に出張申請を作成します。出張申請書の作成に当たっては、出張者の氏名や目的、期間・日程などを入力し、提出します。
出張申請の詳細が知りたい方はこちらをクリックください。
出張申請書の作成方法について解説します。テンプレートもご紹介
出張申請書が提出されると、申請内容に関する精査が行われます。出張の目的が妥当であるかという点に加え、記載された出張費用が出張規程に沿っているかを確認します。
前述の出張規程との適合確認と同じタイミングで出張申請の承認を行います。なお、出張申請の承認は、複数人（例：経理部門と上長など）が行うケースが多いです。
出張申請が承認されると新幹線や航空券、宿泊施設など各種手配物の予約を行います。
主に海外出張においては、スケジュールの調整や安全管理という観点から現地の情報取得が重要になります。
取得する情報としては、出入国時の要件や空港から宿泊施設や訪問先までの移動手段、滞在先における危険な地域の確認などがあります。
現地に関する情報収集については、上記に加え、自然災害や事件など突発的な情報の把握も企業として重要なタスクになります。それらの情報を把握するとともに、滞在する出張者への連絡・フォローも出張関連業務に含まれます。
出張後に行うのが出張報告書の作成です。出張報告への記載項目は、出張日時、出張先、出張の目的、出張の同行者などがあります。
出張報告について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
出張報告と並行して行われるのが、出張で立て替えた費用の精算です。出張費用の精算にあたっては、日付や目的・用途、金額などを記載します。また、海外出張の場合は、会社の規程に沿って、為替に換算したうえで立替金額を算出します。
提出された出張精算書の内容を確認し、申請内容に不備がないか確認します。
出張に関連する主な業務は以上の通りです。その他にも、出張規程の整備や出張手配方法の決定なども存在します。
前述の出張に関連する業務は、出張者の他に、総務担当者などが代行する場合もあります。ここでは、出張総務を行う可能性のある方々を紹介します。
出張目的や訪問先の詳細などは出張者本人のみが知り得る情報です。そのため、出張総務に関わる大半の業務を出張者本人が行うことが一般的です。
営業担当には個別にアシスタントがついていることもあり、出張者に代わってアシスタントが担うこともあります。
一定以上の規模がある企業では、営業部などの部門・部署が存在し、部署ごとに総務担当者がいるケースがあります。その場合、総務担当者が出張者に代わり、出張費用の見積もりや鉄道・航空券、宿泊施設の予約を行うことも多いです。
企業によっては、出張に関する見積もりや手配を特定の部署が行う場合もあります。あるいは、出張者が各自で手配するものの、出張規程との整合など、必要に応じて出張者をフォローする役割を設定している企業もあります。
役員の出張に関しては、役員秘書が代行するケースが多いです。この場合、出張費用の見積もりや手配代行に加え、現地の情報収集まで対応することが一般的です。
出張申請書（の見積書）や出張精算書が出張規程と適合しているかなどのチェックに関しては、経理部門が対応する企業が多いです。
出張における申請書や報告書は、出張の目的や詳細を把握している出張者本人が行うべきですが、その他の業務内容については代行や委託の余地があります。
近年、業務委託を活用する企業は増えており、出張総務についても業務委託の対象としている企業は少なくありません。
ここでは、各業務について委託の余地を整理します。
|
業務内容 |
実施可能な主体 |
委託の余地 |
|
|
出張申請 |
見積もり |
出張者本人 総務部 秘書 |
〇 |
|
申請書作成 |
出張者本人 |
– |
|
|
申請内容確認 |
総務部 経理部 |
☆ |
|
|
出張申請承認 |
上長 |
– |
|
|
出張手配 |
出張者本人 総務部 秘書 |
〇 |
|
|
安全管理 |
現地情報の取得 |
出張者本人 総務部 秘書 |
〇 |
|
緊急時のフォロー |
総務部 秘書 |
☆ |
|
|
出張報告 |
出張者本人 |
– |
|
|
出張精算 |
精算書作成 |
出張者本人 総務部 秘書 |
– |
|
精算内容チェック |
総務部 経理部 |
☆ |
|
〇：外部機関による委託が有効な業務
☆：システム等による効率化が期待できる業務
出張申請に先立ち必要となる出張費用の見積もりや手配については、作業に要する時間が長く、大きな間接コストを生み出す要因となっています。一方で、日時や規程などが分かっていれば代行が可能なため、委託による合理化が期待できます。
具体的には下記の業務が対象になります。
出張申請内容や精算における出張規程との適合チェックは、BTMなどのシステム導入による効率化が期待される業務となります。
冒頭で述べたように出張が及ぼす業務は多岐に渡り、出張者や関係者の業務負荷を増加させる要因となります。それらを適切に配分したり、委託などの外部リソースやシステムを活用することで効率化・合理化を図っていくことが重要になります。
全ての業務を内製化している皆様がいらしたら、これを機に出張総務の効率化を検討するとよいでしょう。
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