出張報告サンプルあり。出張報告書を効率的に作成する方法。

出張は移動費用や宿泊費用など、通常とは異なる費用が発生していることもあり、上司から出張の成果について問われることも多いでしょう。企業によっては出張報告書の作成・提出を求められることもあります。

この記事では、出張報告書の役割と書き方について解説します。

出張の業務フローの全体像や他のプロセスについて知りたい方はこちらをご覧ください。

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出張報告書の役割

業務内容を共有できる

出張は様々な経費が発生することから全社員の中から選ばれた社員が業務を遂行することになります。そのため、出張命令を下した上司も自身の判断が適切であったかを確認するために業務内容を把握することが求められます。加えて、海外における展示会の視察などにおいては、出張者が持ち帰った情報を社内で共有することによって新たなビジネスを生み出すきっかけとなることもあります。

出張目的に対する振り返りができる

出張においては費用対効果が求められます。そのため、出張者が出張前に設定した目標が達成できたかを振り返る必要があり、出張報告書を作成することで目標達成度合いを確認することができます。このとき、出張中に感じた反省点があるのなら、次の出張や業務に活かす改善策を考える機会にもなります。

また、出張先で得た情報を共有する機会を作ることで出張者自身の理解度を高めるきっかけにもなります。

税務上の対策になる

出張旅費の支給は原則、給与にはならず非課税扱いとなります。また、適切な額で定められた出張旅費規程に基づいて支給される交通費や宿泊費、日当は、実費精算でなくてもかまいません。

そのため、出張旅費の名目で経費の水増しや裏金作りに利用する、いわゆる“カラ出張”が行われることも少なくあり、税務調査において、出張旅費は必ずチェックされる項目の一つです。

そうした調査で役立つのが出張報告書です。出張したことを立証するための資料を残すことで無用な疑いへの対応を回避することができます。

参考：【税務調査対策】出張旅費の支給は、細心の証拠残しが必要です

出張報告書の記載項目

出張報告書の作成に当たっては、下記の項目に分けて記載すると分かりやすいです。

出張概要

まずは出張概要を記載します。出張概要としては以下が挙げられます。

• 出張日時
• 出張先
• 出張の目的（研修会やセミナーの名前、商談の内容など）
• 出張の同行者

出張における訪問先スケジュール

続いて、時系列で出張における訪問先を記載します。ここでは、打ち合わせ等の詳細は記載せず、出張期間中の全体の日程を記載します。

訪問先スケジュールのサンプル

訪問先ごとの概要と成果

訪問先ごとに打ち合わせ等の概要や成果を記載します。

訪問先ごとの記載内容のサンプル

総括

総括では、出張全体を振り返って感じたことや今後の課題などについて記載します。振り返りに関しては、自社の商品に関する所感に加え、自分自身の業務に関する課題等も記載するとよいでしょう。

出張報告書の効率的な作成方法

出張時の行動は予め入力しておく

出張時の日程を後で振り返ると記憶が薄れてしまうため、思い出すのに時間がかかってしまいます。そのため、出張時の商談の時間や相手の名前などは出張の移動時間等に入力しておくとよいでしょう。

出張報告書用のフォーマットを活用する

出張報告書に記載する項目は毎回変わらないため、フォーマットを作成しておくと作業効率が高まります。ただし、出張の目的（例：商談、視察）によっては記載内容が変わる場合もあるので注意しましょう。

全体→個別の順を記載する

出張報告書を読むのは上司です。読み手の立場に立つと、出張者がどんな行動をとったのか、それぞれの行動でどのような成果が得られたのか、という流れで内容を把握します。そのため、まずは出張の全日程を記載したうえで、それぞれの訪問先での内容・成果を記載すると良いでしょう。

出張報告書は、出張者にとって負荷のかかる作業ではありますが、出張の内容を振り返る絶好の機会です。効率的に作成する方法を身につけ、自身のスキルを磨いていきましょう。

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