出張の必要性が生まれ、上長から出張命令を受けた従業員が次に行うのは出張申請です。
出張申請とは、会社から出張の許可を得るための申請であり、一般的には出張申請書類を通じて手続きを行います。出張申請書類には、出張の目的や日程、概算費用を記載します。出張申請書類の作成にあたり、どの程度まで詳しく記載するかは企業によりますが、一般的に必要となる申請事項は共通しています。
この記事では、出張申請書の記載項目と作成にあたっての注意点を解説します。
出張の業務フローの全体像や他のプロセスについて知りたい方はこちらをご覧ください。
出張申請書とは、計画している出張が本当に必要であることの承認を得るために提出する書類です。出張申請の前段で上司から出張命令を受けている場合でも、会社としての判断は別途必要となるため、出張申請書の作成・提出が必要となります。
出張申請書の記載項目は、企業により異なりますが、一般的には次のような内容を記載します。
一部の情報は、出張命令書作成段階でも記載しましたが、出張申請書は、出張命令書よりも内容を具体的に記載する必要があります。例えば、費用であれば、出張命令書作成時はネットで概算を確認するのに対し、出張申請書では旅行会社に見積もりを依頼し、実際に生じる金額を入力します。
出張命令書について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
訪問先と調整の上、出張スケジュールを確定します。
出張スケジュールに合わせて、航空券や新幹線などの移動方法を確定します。また、宿泊を伴う出張の場合は候補となる宿泊先を探索します。
利用する移動手段や宿泊施設について、ご自身または旅行会社を通じて料金を確認します。
前述までの調査結果をもとに出張申請書を作成し、承認者に提出します。
出張には様々なトラブルがつきものです。特に海外出張においては、飛行機の乗り遅れや現地での盗難や体調不良など様々なトラブルが発生します。
そうした場合に、出張者の居場所を把握していることや連絡先を控えておくことは、出張者の安全性を守るうえで非常に重要です。
出張申請書には、出張日程だけでなく、出張者の連絡先も記載することが一般的なので出張者の安全管理に役立ちます。
出張においてはカラ出張や出張先での経費水増しなども問題があります。しかし、出張申請書があれば、具体的な訪問先や費用が記載されているので、カラ出張の防止や出張費の水増し抑制に役立ちます。
出張申請書は、法定保存文書となるため、3年間の保存が求められます。紙ベースで保管すると、資料が膨大になるため、データでの保管がおすすめです。また、電子保管することで検索性が高まるため、緊急時の対応に役立ちます。
上長は多くの出張を承認する必要があります。出張の多い会社では月に100件以上、出張が発生することもあり、その度に上長が承認するのは大変です。とりわけ、テレワークが進む昨今では、上長がオフィスに不在で承認が取れないケースなども多々あります。そのため、前述同様、出張ワークフローもデジタル対応するとよいでしょう。
なお、ボーダーでは、出張申請機能を有しているので、オンラインでの申請や承認が可能です。
出張申請は多くの企業が採用している出張業務プロセスだと思いますが、デジタル手法を活用することでより効率的な運用が可能となります。
また、出張申請書に関しては様々なサイトがテンプレートを配布しているのでそちらを参考に自社専用の出張申請書を作成されるとよいでしょう。
参考：出張申請書 (仮払金申請書・出張報告書・経費精算書付き)（マイクロソフト社）
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